Cómo migrar productos desde Excel a un sistema de gestión

Migrar un catálogo no debería significar cargarlo otra vez a mano

Cambiar de planilla o de sistema de gestión suele plantear una falsa elección: conservar una herramienta que ya no sirve o dedicar días a recrear productos uno por uno.

Hay una alternativa más segura: preparar el catálogo como datos, probar la migración con una muestra, revisar los resultados y recién entonces importar el conjunto completo.

El objetivo de esta guía no es conseguir que cualquier archivo pase sin revisión. Es ayudarte a trasladar la información útil sin arrastrar años de columnas obsoletas, formatos contradictorios y reglas que solo conoce una persona del negocio.

En AdoqIA no necesitas adaptar los encabezados a una plantilla rígida: una columna llamada Artículo, PVP o Existencia puede relacionarse con el campo correcto durante el mapeo. Sin embargo, el archivo todavía debe ser una tabla limpia y coherente. El mapeo dinámico evita renombrar columnas; no convierte una planilla desordenada en datos confiables por arte de magia.

Por qué fallan las migraciones de productos

El problema casi nunca es que el archivo termine en .xlsx o .csv. Las migraciones fallan cuando el significado de los datos no está claro.

Estos son los obstáculos más frecuentes:

• Planillas sucias: títulos de portada, celdas combinadas, subtotales, notas y varias tablas dentro de una misma hoja.
• Reglas de negocio ocultas: una letra en el código puede indicar proveedor, presentación o sucursal, pero nadie lo documentó.
• Identificadores duplicados: dos filas comparten el mismo SKU o distintos nombres terminan generando la misma dirección web.
• Formatos inconsistentes: algunos precios usan punto decimal, otros coma; una tasa aparece como número y otra como texto; las cantidades mezclan unidades.
• Columnas antiguas: campos que ya no se usan siguen presentes y aumentan las decisiones de mapeo.
• Falta de validación: se importa todo de una vez sin comprobar una muestra, el almacén de destino ni los totales esperados.

Una migración segura trata el archivo como un inventario que debe conciliarse, no como un simple adjunto que se carga y se olvida.

Antes de limpiar: decide qué llevar y qué archivar

No todo lo que existe en el sistema anterior debe convertirse en un producto activo del nuevo sistema.

Clasifica la información en tres grupos:

El catálogo mínimo viable

Para comenzar a vender, no necesitas trasladar cada dato acumulado durante años. Un catálogo mínimo viable puede incluir:

1. Nombre del producto que el equipo pueda reconocer.
2. Precio de venta vigente.
3. SKU estable, cuando exista.
4. Stock inicial conciliado, si vas a comenzar a operar existencias desde el primer día.
5. Impuesto y unidad, cuando sean necesarios para operar correctamente.

Las categorías, marcas y descripciones pueden aportar orden y contexto, pero conviene importarlas solo si están suficientemente limpias. Llevar menos columnas bien validadas es más seguro que trasladar todo sin entenderlo.

Conserva el archivo o la exportación original como archivo histórico. Excluir una columna de la primera importación no significa perderla.

Lista de limpieza para Excel o CSV

Trabaja siempre sobre una copia. Guarda un respaldo intacto antes de ordenar, borrar columnas o reemplazar fórmulas.

Estructura de la tabla

• [ ] Usa un producto por fila.
• [ ] Deja una sola fila clara de encabezados, con un nombre diferente para cada columna.
• [ ] Elimina títulos de portada, logotipos, celdas decorativas combinadas y filas vacías antes de la tabla.
• [ ] Elimina notas, totales, subtotales y pies de página.
• [ ] Elimina columnas completamente vacías.
• [ ] Elimina columnas antiguas o sin un propósito definido.
• [ ] Corrige encabezados duplicados, vacíos o ambiguos, como dos columnas llamadas Precio.
• [ ] Mantén una sola tabla principal por hoja.

AdoqIA puede detectar en un XLSX una fila de encabezados ubicada debajo de filas decorativas. Aun así, quitarlas hace que el archivo sea más fácil de revisar, reduce detecciones ambiguas y facilita conservarlo como fuente de control.

Valores y formatos

• [ ] Usa un formato consistente para precio, costo, cantidad e impuesto.
• [ ] Revisa que los importes no incluyan comentarios ni símbolos mezclados con el valor.
• [ ] Comprueba que las cantidades representen siempre la misma unidad.
• [ ] Sustituye fórmulas por sus valores finales en una copia: las hojas XLSX con fórmulas no son aceptadas.
• [ ] Revisa los ceros a la izquierda de códigos y códigos de barras; Excel puede eliminarlos si interpreta la celda como número.
• [ ] Conserva los códigos de barras como texto cuando incluyan letras o ceros iniciales. AdoqIA admite códigos alfanuméricos.

Identificadores

• [ ] Usa un SKU único y estable cuando esté disponible.
• [ ] Busca SKUs repetidos dentro del archivo.
• [ ] Revisa nombres demasiado parecidos o repetidos.
• [ ] No recicles el SKU de un producto discontinuado para un artículo distinto.

Reduce antes de mapear

Si el archivo tiene 35 columnas pero solo utilizarás 10, elimina las otras 25 de la copia de trabajo. Cada columna innecesaria agrega ruido, decisiones y oportunidades de error.

El archivo final no necesita parecerse a una plantilla de AdoqIA. Necesita parecerse a una tabla comprensible.

Qué significa el mapeo dinámico

Mapear es indicar qué significa cada columna de origen. No modifica los nombres del archivo ni exige que coincidan con los campos del sistema.

Por ejemplo:

Esta flexibilidad resulta especialmente útil al migrar desde un POS, ERP o sistema de inventario que utiliza nombres propios. No necesitas volver a exportar solo porque el sistema anterior llama PVP al precio o Familia a la categoría.

Cada columna de origen se asigna una sola vez. Las columnas que no se mapean se ignoran, por lo que conviene conservar únicamente las que aportan información útil.

Campos obligatorios, recomendados y opcionales

Obligatorios

• Nombre del producto. También se utiliza para generar automáticamente la dirección web o slug.
• Precio de venta. Debe contener un importe válido.

Recomendado

• SKU. Es opcional, pero ayuda a identificar, buscar y conciliar cada producto con precisión.

Opcionales

• Código de barras, incluido texto alfanumérico
• Descripción
• Descripción breve
• Precio de costo
• Stock inicial
• Tasa de impuesto
• Unidad
• Categoría
• Marca

La dirección web no se mapea: AdoqIA la genera. Los campos opcionales no asignados reciben valores predeterminados razonables, como costo, stock inicial y tasa de impuesto en cero, unidad unidad, producto activo, no visible inicialmente en la tienda, con control de stock y sujeto a impuestos. Estos valores aparecen antes de confirmar para que puedas revisarlos.

Cómo importar productos en AdoqIA, paso a paso

El flujo está diseñado para separar tres acciones que nunca conviene confundir: cargar el archivo, revisar la interpretación e importar los productos.

1. Carga un CSV o XLSX

Abre Inventario → Productos, selecciona Importar productos y elige un archivo CSV o XLSX de hasta 10 MB.

El formato antiguo .xls no tiene soporte nativo. Ábrelo con una aplicación compatible y guárdalo como .xlsx o CSV antes de cargarlo.

2. Selecciona la hoja detectada

Si el libro contiene varias hojas, AdoqIA muestra las hojas detectadas para que elijas la que contiene el catálogo. En XLSX, la fila de encabezados puede estar debajo de algunas filas decorativas si conserva una estructura tabular reconocible.

Selecciona solo la hoja correcta. No combines catálogos distintos en una misma importación sin antes unificarlos y revisar sus columnas.

3. Relaciona las columnas

Asigna al menos Nombre del producto y Precio de venta. Después, asigna el SKU y abre los campos opcionales para relacionar el resto.

Si recibes archivos recurrentes con la misma estructura, puedes guardar un perfil de importación para reutilizar el mapeo y los valores predeterminados. El perfil es opcional: primero verifica que el mapeo produzca el resultado esperado.

4. Revisa y edita la vista previa

La vista previa clasifica cada fila como lista para importar, duplicada o pendiente de corrección. No es una muestra decorativa: es el momento para resolver nombres faltantes, importes inválidos y otras inconsistencias.

La tabla tiene desplazamiento horizontal y vertical acotado, mantiene visibles los encabezados y el número de fila, y muestra 50 filas por página. Puedes editar los campos que mapeaste sin abandonar la revisión. Después de guardar un cambio, AdoqIA vuelve a validar la fila.

Revisa especialmente:

• una muestra del inicio, medio y final del archivo;
• productos con precios o impuestos excepcionales;
• filas marcadas como duplicadas;
• productos con stock inicial;
• valores que contienen tildes, letras o ceros iniciales.

5. Confirma categorías y marcas

Si mapeaste categorías o marcas, AdoqIA muestra cómo resolverá cada valor: puede usar una relación existente o proponer la creación de una nueva. Confirma cada relación y corrige las colisiones o valores no válidos.

La importación final permanece bloqueada mientras existan relaciones pendientes. Esto evita crear una estructura de catálogo distinta de la que acabas de revisar.

6. Confirma una sola acción final

Cuando el lote está listo, aparece una acción con el total, por ejemplo Importar 240 productos. Esa es la única confirmación que pone el proceso en cola.

Las filas válidas y no duplicadas intentan crear productos. Las demás conservan su resultado para revisión. La importación es solo de creación: no actualiza productos existentes.

7. Sigue el progreso y descarga los resultados

Después de confirmar, AdoqIA abre automáticamente el reporte de la importación. Allí puedes ver el progreso, los productos creados, las filas inválidas y las pendientes.

El detalle por fila se puede filtrar por resultado y motivo. También puedes descargar los resultados en CSV para conservar evidencia, corregir el archivo fuente o conciliar lo importado con el catálogo anterior.

Para conocer cada control de pantalla, consulta la guía de importación de productos y resultados.

Stock inicial: valida el almacén antes de importar

Cuando mapeas Stock inicial y una fila contiene una cantidad positiva, AdoqIA registra esa existencia en el almacén predeterminado activo. No es solo un número informativo: queda disponible para ventas, transferencias y conteos.

Antes de confirmar:

1. Comprueba cuál es el almacén predeterminado activo.
2. Verifica que representa la ubicación física desde la que comenzarás a operar.
3. Realiza un conteo o conciliación con una fecha de corte definida.
4. Evita movimientos en el sistema anterior durante la ventana de migración, o regístralos por separado para ajustarlos después.

Si no existe un almacén predeterminado activo, una importación con stock inicial positivo falla de forma segura para no dejar productos con existencias inconsistentes.

Plan recomendado: piloto, verificación y catálogo completo

Fase 1: prepara una muestra representativa

Elige entre 10 y 30 productos que incluyan casos simples y difíciles: con y sin SKU, distintos impuestos, códigos alfanuméricos, categorías, marcas y algunas cantidades de stock.

No uses únicamente productos perfectos. El piloto debe revelar problemas reales antes del lote completo.

Fase 2: importa y verifica

Después del piloto, revisa:

• cantidad de productos creados frente a filas válidas;
• nombres, precios de venta y costos;
• SKU y códigos de barras;
• impuestos y unidades;
• categorías y marcas;
• stock en el almacén predeterminado;
• filas duplicadas o inválidas del reporte descargable.

Si el resultado no coincide, corrige la copia de trabajo y repite con un lote nuevo. No agregues excepciones manuales sin documentarlas: volverán a aparecer en la importación completa.

Fase 3: define una fecha de corte

Acuerda cuándo dejarás de cambiar precios y existencias en el sistema anterior. Guarda la exportación final con fecha y hora, y registra por separado cualquier operación posterior al corte.

Fase 4: importa el catálogo completo

Carga el archivo validado, revisa los totales de la vista previa y confirma. Descarga el resultado por fila cuando termine.

Fase 5: concilia antes de operar

Compara al menos:

• total de filas del archivo;
• productos creados;
• duplicados e inválidos;
• lista de precios de una muestra representativa;
• existencias por almacén contra el conteo de corte.

La migración termina cuando los resultados están conciliados, no cuando la barra de progreso llega al final.

Cuatro escenarios habituales

1. El negocio trabaja solo con una planilla

Conserva la planilla original, crea una copia de importación y reduce las columnas al catálogo mínimo viable. Define un SKU estable si ya existe un código interno; no inventes códigos temporales que nadie mantendrá.

2. El catálogo proviene de otro POS, ERP o inventario

Exporta a CSV o XLSX y documenta los encabezados extraños antes de eliminarlos. ART_DES, PVP1 o STK_ACT pueden tener sentido en el sistema anterior, pero una persona responsable debe confirmar qué representan. Luego relaciónalos con los campos de AdoqIA mediante el mapeo dinámico.

3. El libro tiene varias hojas

Identifica cuál contiene el catálogo vigente. Si una hoja tiene productos y otra existencias por sucursal, no supongas que pueden cargarse juntas. Para el stock inicial de este flujo debes preparar una cantidad destinada al almacén predeterminado activo.

4. Un proveedor envía archivos periódicos

Limpia y valida primero una estructura estable. Si los encabezados se mantienen, guarda un perfil para reutilizar el mapeo. Revisa el perfil cada vez que el proveedor agregue, quite o renombre columnas: AdoqIA no aplica un perfil incompatible como si nada hubiera cambiado.

Como la importación actual crea productos y no actualiza los existentes, un archivo periódico de proveedor no debe tratarse como una actualización automática de precios o stock.

Guía de solución de problemas

Lista de verificación para salir a producción

Antes de importar

• [ ] Existe un respaldo intacto del archivo original.
• [ ] Se definió qué se importa y qué queda archivado.
• [ ] El archivo es CSV o XLSX y no supera 10 MB.
• [ ] Hay una fila por producto y encabezados únicos.
• [ ] No quedan fórmulas, totales, notas ni columnas obsoletas.
• [ ] Los SKU disponibles son únicos y estables.
• [ ] Precios, cantidades e impuestos usan formatos consistentes.
• [ ] El almacén predeterminado activo fue verificado.
• [ ] Se completó y concilió un piloto.
• [ ] Se definió la fecha de corte del sistema anterior.

Después de importar

• [ ] El total de productos creados coincide con las filas válidas esperadas.
• [ ] Los duplicados e inválidos tienen una explicación.
• [ ] Se revisaron precios, impuestos, categorías y marcas.
• [ ] El stock del almacén coincide con el conteo de corte.
• [ ] Se descargó y archivó el resultado por fila.
• [ ] El equipo sabe desde qué momento debe operar en el nuevo sistema.

Deshacer no reemplaza un plan de reversión

AdoqIA permite revisar si una importación completada, parcial o parcialmente deshecha puede revertirse. Sin embargo, no todos los productos conservan la elegibilidad.

Un producto que fue modificado o utilizado por otra operación puede quedar protegido para evitar daños en ventas, movimientos u otros datos relacionados. Por eso:

• realiza el piloto antes de importar el catálogo completo;
• concilia inmediatamente después de cada lote;
• no empieces a vender con los productos nuevos hasta aprobar la revisión;
• conserva el sistema anterior y los respaldos durante el período de validación;
• revisa el resumen de elegibles y no elegibles antes de confirmar un deshacer.

La posibilidad de deshacer es una protección adicional, no una garantía de volver todo al estado inicial después de comenzar a operar.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una plantilla de AdoqIA para importar productos?

No. Los encabezados no tienen que usar nombres fijos. Puedes relacionar columnas como Artículo, PVP o Existencia con los campos correspondientes. El archivo sí debe contener una tabla limpia, encabezados claros y formatos consistentes.

¿Puedo importar cualquier Excel?

No. AdoqIA admite archivos XLSX tabulares de hasta 10 MB, pero no acepta automáticamente libros malformados. Debes retirar fórmulas, encabezados duplicados, bloques decorativos ambiguos, totales y otras estructuras que impidan interpretar una tabla.

¿La importación actualiza productos que ya existen?

No. La importación es de creación. Los productos que coinciden con identificadores existentes o repetidos se informan como duplicados; no se sobrescriben.

¿Qué ocurre con los productos duplicados?

La vista previa y el resultado por fila los identifican para que puedas revisar el SKU o la dirección generada. Corrige el archivo o excluye esas filas de una importación posterior. No asumas que una fila duplicada actualizó el producto anterior.

¿Puedo importar el stock inicial?

Sí. Mapea la columna Stock inicial. Las cantidades positivas se registran en el almacén predeterminado activo, que debes validar antes de confirmar.

¿AdoqIA admite archivos .xls?

No de forma nativa. Convierte el archivo a .xlsx o CSV.

¿Qué pasa con las columnas que no mapeo?

Se ignoran. Esta es otra razón para conservar un respaldo original y usar una copia de trabajo reducida a los datos necesarios.

¿Puedo reutilizar la configuración para otro archivo?

Sí, mediante un perfil de importación, siempre que la estructura de encabezados sea compatible. Si cambia, realiza el mapeo otra vez y valida el resultado.

Migra con evidencia, no con suposiciones

Una buena migración no depende de tener la planilla perfecta. Depende de reducir ambigüedades, validar una muestra y poder explicar cada diferencia.

Si ya usas AdoqIA, abre Inventario → Productos → Importar productos y comienza con un piloto pequeño. Si todavía no tienes una cuenta, puedes crear una cuenta en AdoqIA y preparar el catálogo antes de mover la operación completa.

Para consultar botones, estados, perfiles, reportes y deshacer paso a paso, utiliza la guía oficial de importación de productos. También puedes profundizar en las prácticas de control de inventario antes de definir tu fecha de corte.