Inventario

Importar y Exportar Datos

Aprende a importar productos desde archivos CSV/Excel y a exportar listados de productos, clientes y transacciones.

¿Qué es la función de Importar y Exportar?

La función de importar y exportar te permite mover datos masivamente entre AdoqIA y archivos externos (CSV o Excel). Es ideal para cargar tu catálogo inicial de productos sin ingresarlos uno por uno, o para descargar listados completos de productos, clientes o transacciones para uso externo (contabilidad, análisis, respaldo).

Cómo acceder

Menú → Inventario → Productos → botón "Importar" (para importación de productos)

Menú → [Módulo] → botón "Exportar" (disponible en Productos, Clientes, Ventas y Compras)

Importar productos

Preparar el archivo

Antes de importar, prepara tu archivo con el formato correcto:

Formato soportado: CSV (separado por comas) o Excel (.xlsx).

Codificación: UTF-8 (para que los caracteres especiales como ñ, á, é se lean correctamente).

Encabezados requeridos:

| Columna | Obligatoria | Descripción | |---------|-------------|-------------| | nombre | Sí | Nombre del producto | | precio_venta | Sí | Precio de venta al público | | precio_costo | No | Precio de costo (compra al proveedor) | | stock | No | Cantidad inicial en inventario | | categoria | No | Nombre de la categoría (se crea si no existe) | | marca | No | Nombre de la marca (se crea si no existe) | | codigo_barras | No | Código de barras EAN/UPC | | sku | No | Código interno del producto | | descripcion | No | Descripción del producto | | stock_minimo | No | Nivel de stock para alertas de reposición |

Importante: La primera fila del archivo debe contener los encabezados exactamente como se muestran en la tabla. El sistema los usa para mapear cada columna a su campo correspondiente.

Realizar la importación

Accede a Menú → Inventario → Productos.
Haz clic en el botón "Importar".
Selecciona el archivo CSV o Excel desde tu dispositivo.
El sistema analiza el archivo y muestra una vista previa con las primeras filas detectadas.
Verifica el mapeo de columnas: el sistema intenta detectar automáticamente qué columna corresponde a qué campo. Ajusta manualmente si alguna no fue reconocida.
Revisa las filas con errores o advertencias (datos faltantes, formatos incorrectos).
Haz clic en "Confirmar importación".
El sistema procesa el archivo y muestra un resumen:

- Productos creados exitosamente. - Filas omitidas (con el motivo del error).

Manejo de errores

Si algunas filas fallan durante la importación:

Campo obligatorio vacío: La fila se omite. El sistema indica qué campo faltó.
Precio con formato incorrecto: Usa punto (.) como separador decimal. No incluyas símbolos de moneda.
Categoría/marca inexistente: Se crea automáticamente si no existe en el sistema.
Código de barras duplicado: La fila se omite si ya existe un producto con ese código.

Consejo: Si tienes muchos errores, corrige el archivo original y vuelve a importar. Es más eficiente que corregir uno por uno en el sistema.

Exportar datos

Exportar productos

Accede a Menú → Inventario → Productos.
Opcionalmente, aplica filtros (categoría, marca, stock) para exportar solo un subconjunto.
Haz clic en el botón "Exportar".
Selecciona el formato: CSV o Excel.
El archivo se descarga automáticamente con todos los productos que coinciden con los filtros aplicados.

Exportar clientes

Accede a Menú → Contactos → Clientes.
Opcionalmente, aplica filtros.
Haz clic en "Exportar".
Selecciona el formato deseado.
El archivo incluye: nombre, documento, teléfono, email, dirección y saldo pendiente.

Exportar ventas o compras

Accede a Menú → Reportes → Ventas (o Compras).
Selecciona el rango de fechas y los filtros deseados.
Haz clic en "Exportar".
El archivo incluye el detalle de cada transacción: fecha, número, cliente/proveedor, productos, montos e impuestos.

Requisitos del archivo CSV

Para evitar errores de importación, asegúrate de cumplir estos requisitos:

| Requisito | Detalle | |-----------|---------| | Separador | Coma (,) para CSV. Si usas Excel, el formato .xlsx se procesa directamente. | | Codificación | UTF-8. Si usas Excel para editar el CSV, guarda con "CSV UTF-8" explícitamente. | | Decimales | Usa punto (.) como separador decimal. No uses coma para decimales. | | Moneda | Solo números. No incluyas símbolos ($, ₲, USD) ni separadores de miles. | | Texto con comas | Encierra entre comillas dobles ("Producto, especial"). | | Filas vacías | Elimina filas vacías al final del archivo. | | Límite | Máximo 5000 filas por archivo de importación. Para catálogos más grandes, divide en lotes. |

Consejos y buenas prácticas

Antes de importar un catálogo grande, haz una prueba con un archivo de 5-10 productos para verificar que el mapeo es correcto.
Exporta tu catálogo periódicamente como respaldo externo de tus datos.
Si migras desde otro sistema, exporta desde el sistema anterior en CSV y adapta los encabezados al formato de AdoqIA.
Usa la exportación de ventas para llevar registros a tu contador o sistema contable externo.
Los archivos exportados incluyen la fecha de generación en el nombre para facilitar el control de versiones.

Preguntas frecuentes

¿La importación actualiza productos existentes o solo crea nuevos?

Por defecto, la importación crea productos nuevos. Si un producto tiene el mismo código de barras o SKU que uno existente, el sistema lo detecta y te pregunta si deseas actualizar o ignorar el duplicado.

¿Puedo importar clientes o proveedores?

Actualmente la importación masiva está disponible para productos. Los clientes y proveedores se crean individualmente o se importan al registrar una venta/compra.

¿Qué pasa si mi archivo tiene más de 5000 filas?

El sistema rechaza archivos que excedan el límite. Divide tu archivo en lotes de hasta 5000 filas cada uno e impórtalos secuencialmente.

¿Puedo deshacer una importación?

No hay un botón de "deshacer importación". Si cometiste un error, puedes eliminar los productos importados individualmente o contactar al soporte para asistencia con limpieza masiva.

¿El archivo exportado incluye imágenes?

No. La exportación incluye solo datos de texto (nombres, precios, stocks, etc.). Las imágenes de productos no se incluyen en archivos CSV/Excel.