Conteos de Inventario

¿Qué es el módulo de Conteos de Inventario?

El módulo de Conteos te permite realizar auditorías físicas de tu stock: cuentas los productos reales en tu almacén y los comparas con lo que registra el sistema. Si hay diferencias, puedes aprobar ajustes que corrijan el inventario automáticamente.

Este proceso es esencial para mantener la precisión de tu inventario y detectar faltantes, sobrantes o errores de registro.

🎯 ¿Cuándo realizar un conteo?

• Conteo mensual completo — Revisa todo el inventario una vez al mes.
• Conteo parcial semanal — Selecciona categorías o productos de alta rotación.
• Conteo post-evento — Después de una promoción, feria o evento con muchas ventas.
• Conteo por sospecha — Cuando detectas discrepancias en productos específicos.
• Conteo de cierre — Al finalizar un período contable.

➕ Crear un conteo

1. Accede a Inventario → Conteos y haz clic en Nuevo conteo.
2. Configura el conteo:

| Campo | Descripción | |-------|-------------| | Almacén | El almacén donde se realizará el conteo físico | | Alcance | Completo (todos los productos) o Parcial (solo algunos) | | Productos | Si es parcial, selecciona los productos a contar | | Notas | Observaciones del conteo (opcional) |

1. Se genera el conteo en estado En progreso.

📋 Realizar el conteo

Una vez creado el conteo:

1. Abre el conteo desde la lista.
2. Para cada producto, ingresa la cantidad física que contaste realmente.
3. El sistema muestra automáticamente la diferencia (positiva = sobrante, negativa = faltante).
4. Cuando hayas terminado de contar todos los productos, marca el conteo como Revisado.

Campos del conteo por producto

| Columna | Significado | |---------|-------------| | Producto | Nombre y SKU | | Stock del sistema | Lo que AdoqIA registra actualmente | | Cantidad física | Lo que contaste en el almacén | | Diferencia | Cantidad física - Stock del sistema | | Notas del item | Observaciones por producto (ej: "rotura", "no encontrado") |

📊 Estados de un conteo

| Estado | Significado | |--------|-------------| | En progreso | El conteo está en curso, se pueden editar las cantidades | | Revisado | El conteo fue completado y está pendiente de aprobación | | Aprobado | Las diferencias fueron aceptadas y el stock fue ajustado | | Cancelado | El conteo fue anulado sin efecto |

Flujo típico

` En progreso → Revisado → Aprobado → Cancelado `

✅ Aprobar un conteo

Cuando un conteo está en estado Revisado:

1. Un Propietario o Administrador revisa las diferencias detectadas.
2. Si las diferencias son correctas (representan la realidad), aprueba el conteo.
3. Al aprobar, el stock de cada producto se ajusta automáticamente a la cantidad física registrada.

Importante: La aprobación genera movimientos de ajuste en el historial de cada producto. Este registro queda como evidencia para auditorías.

📈 Alcance del conteo

Conteo Completo

• Incluye todos los productos con stock en el almacén seleccionado.
• Recomendado para auditorías generales mensuales o trimestrales.
• Más exhaustivo pero requiere más tiempo.

Conteo Parcial

• Solo incluye los productos que selecciones al crear el conteo.
• Ideal para verificar productos de alta rotación, productos costosos o productos con sospecha de diferencia.
• Más rápido y enfocado.

🔑 Casos de uso

Control mensual de inventario

Cada fin de mes, el encargado crea un conteo completo, cuenta toda la mercadería y registra las cantidades. El dueño revisa las diferencias y aprueba.

Verificación de productos costosos

Semanalmente, se crea un conteo parcial solo con los 20 productos más caros para asegurar que no hay faltantes.

Post-evento de ventas

Después de una feria con ventas en efectivo, se hace un conteo para verificar que el stock coincide con las ventas registradas.

❓ Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si cancelo un conteo?

No se genera ningún ajuste. El stock queda como estaba antes del conteo.

¿Puedo editar un conteo después de revisado?

No. Una vez marcado como "Revisado", el conteo queda congelado para aprobación. Si necesitas corregir, cancela y crea uno nuevo.

¿El conteo bloquea las ventas?

No. Las ventas y compras continúan normalmente mientras un conteo está en progreso. Sin embargo, las diferencias pueden variar si hay movimientos durante el conteo.

¿Quién puede aprobar conteos?

Solo los roles Propietario y Administrador pueden aprobar conteos y generar ajustes.

💡 Buenas prácticas

1. Cuenta en horario de baja actividad — Evita contar mientras hay ventas activas para minimizar discrepancias.
2. Usa conteos parciales frecuentes — Son más rápidos y detectan problemas antes de que se acumulen.
3. Documenta las diferencias — Usa el campo de notas por producto para explicar por qué hay faltantes (rotura, merma, etc.).
4. Aprueba el mismo día — No dejes conteos revisados sin aprobar por mucho tiempo; el stock puede cambiar.
5. Investiga diferencias grandes — Si un producto tiene una diferencia significativa, verifica si hay ventas o compras no registradas.