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Facturación Electrónica: Estados, Errores y Eventos SIFEN

Guía técnica completa: qué significa cada estado y categoría de rechazo, cómo actuar ante cada error, cómo configurar y editar la secuencia de numeración, y cuándo usar los eventos de SIFEN (cancelación, inutilización, conformidad).

Antes de empezar

Esta guía es la referencia operativa del módulo de Facturación Electrónica: qué significa cada estado, cómo reaccionar ante cada tipo de error, cómo configurar y corregir la numeración, y cuándo usar los eventos de SIFEN. Si es tu primera vez activando la facturación electrónica en AdoqIA, empezá primero por la introducción: Facturación Electrónica (SIFEN).

Cambiar datos de esta sección afecta directamente tu facturación real. Ante la duda, revisá esta guía completa antes de tocar la numeración o el punto de expedición.

🔄 El flujo completo de un documento

Se genera la factura desde una venta confirmada. El documento nace en estado Generado y en ese mismo instante se le asigna el número correlativo del punto de expedición (no antes).
Se envía a SIFEN — de forma individual con "Reenviar a SIFEN", o en conjunto con Enviar todo (agrupa automáticamente hasta 50 documentos por lote, sin mezclar nunca documentos de distintas empresas).
SIFEN responde. Puede tardar: por eso existe el estado intermedio "Enviado", que se actualiza solo.
El resultado final es Aprobado (tiene validez fiscal) o Rechazado (no la tiene, y hay que actuar).

Estados del documento

Generado — El documento existe en AdoqIA con su número ya asignado, pero todavía no se envió a SIFEN. Podés: enviarlo (individual o con "Enviar todo").
Enviado — Se transmitió y SIFEN todavía no dio un resultado definitivo. Podés: nada — se actualiza solo. Si querés forzar una revisión, usá "Consultar SIFEN" (no antes de los primeros minutos: SIFEN necesita ese margen para procesar el lote).
Aprobado — SIFEN validó el documento: tiene validez fiscal real y un CDC asignado. Podés: descargar/imprimir el KUDE, o cancelarlo si corresponde.
Rechazado — SIFEN devolvió un resultado definitivo de rechazo. Podés: depende del tipo de error — ver la próxima sección.
Cancelado — Se anuló mediante el evento de Cancelación (solo aplica a documentos que ya estaban Aprobados). Es un estado final.

🚦 Categorías de rechazo: quién tiene que actuar

Cuando SIFEN rechaza un documento, AdoqIA lo clasifica automáticamente para decirte quién tiene que resolverlo, no solo que "algo falló". El color del aviso y el botón que aparece en el detalle del documento cambian según la categoría:

🔴 Rojo — "Corregir y reenviar": un dato de esa venta puntual está mal. Es un problema del documento, no de tu configuración. Ejemplos: RUC del cliente inválido, datos de un ítem, condición de venta. Qué hacer: corregí el dato en la venta o en la ficha del cliente y tocá "Corregir y reenviar" — reutiliza el mismo número y CDC, solo regenera el XML con los datos ya corregidos.
🟡 Ámbar — "Ir a Configuración": el problema es de la configuración fiscal de tu empresa (timbrado, certificado, actividad económica, numeración), no de la venta. Ejemplos: timbrado vencido, actividad económica incorrecta, documento duplicado. Qué hacer: andá a Configuración y corregí lo que corresponda. Para timbrado/certificado/actividad, corregido eso sí podés reenviar. Para "documento duplicado" no — es un caso aparte, ver la sección dedicada más abajo.
🟣 Violeta — "Contactar a soporte": es un problema de AdoqIA (cómo armamos el XML, la firma digital o el cálculo del CDC). No es algo que vos causaste ni podés arreglar. Ejemplos: XML mal formado, error de firma digital. Qué hacer: abrí un ticket de soporte con el número de documento y el código SIFEN. Reenviarlo sin cambios va a fallar exactamente igual — no lo reintentes por tu cuenta.
🔵 Azul — sin botón, solo aviso: SIFEN todavía está procesando. No es un error. Aparece mientras el documento está en "Enviado". Qué hacer: nada — se actualiza solo.
Sin aviso — vuelve a "Generado": una falla transitoria de SIFEN, o un problema del lote (no de tus documentos). AdoqIA lo revierte automáticamente a "Generado". Ejemplos: SIFEN caído momentáneamente, lote armado con documentos de más de un tipo. Qué hacer: reenviarlo de nuevo cuando quieras (o con el próximo "Enviar todo"). El envío periódico 100% automático todavía no existe — hoy el reintento lo disparás vos.

📋 Errores más comunes

1001 / 1002 — Documento electrónico duplicado (🟡 Administrativo) — Ver la sección dedicada "Documento duplicado" más abajo. No es un simple reenvío.
1261 — Código de actividad económica incorrecto (🟡 Administrativo) — Se corrige en Configuración → Actividades Económicas, nunca editando la venta.
1100 – 1149 — Timbrado vencido / no vigente (🟡 Administrativo) — Cargá el timbrado vigente en Configuración → Timbrado.
1150 — Documento fuera de plazo (más de 720 horas desde la emisión) (🟡 Administrativo) — No es un reenvío simple: consultá con tu contadora el procedimiento correspondiente.
RUC/datos del receptor inválidos (rango 1300–1349) (🔴 Usuario) — Corregí el RUC o los datos del cliente en la venta y reenviá.
Datos de ítems, forma de pago, transporte (rango 1350–2349) (🔴 Usuario) — Corregí el dato comercial puntual en la venta y reenviá.
Certificado digital / firma inválida (🟡 Administrativo o 🟣 Técnico según el caso) — Revisá vigencia del certificado en Configuración; si el certificado está vigente y sigue fallando, contactá a soporte.
0161 / 0162 — SIFEN no responde / servidor caído (Automático) — No hacer nada de inmediato: es una caída transitoria de SIFEN, no tuya. Reintentá en unos minutos.

⚠️ Caso especial: "Documento duplicado" (1001 / 1002)

Este es el rechazo más común al migrar de otro sistema de facturación a AdoqIA, y el único que tiene una trampa que vale la pena explicar con calma.

¿Por qué pasa?

AdoqIA numera cada punto de expedición empezando desde 1 (o desde el número que vos indiques al crearlo). Si ya facturabas con otro sistema, SIFEN ya tiene registradas facturas con números más altos para ese mismo establecimiento-punto. En cuanto AdoqIA intenta enviar su número 1, SIFEN lo rechaza porque ya existe:

1001 — ya existe un documento aprobado con ese mismo CDC.
1002 — ya existe un documento aprobado con ese mismo timbrado + establecimiento + punto + número.

Cómo corregir la causa

Andá a Facturación Electrónica → Configuración → Punto de Expedición.
Tocá el ícono de editar sobre el punto afectado.
En "Próximo número" cargá el siguiente número disponible de tu secuencia real — el que sigue después del último que SIFEN ya tiene registrado de tu sistema anterior. Ese dato no lo puede inferir AdoqIA: confirmalo con tu contadora o el histórico de tu sistema anterior.
AdoqIA no te va a dejar poner un número igual o menor al último documento que vos ya generaste en AdoqIA para ese punto — esa validación evita crear un choque nuevo, pero no conoce lo que facturaste en tu sistema anterior, así que la responsabilidad de confirmar el número correcto es tuya.

¿Y el documento que ya quedó rechazado?

Corregir la secuencia no revive ese documento. Va a quedar Rechazado para siempre, y esto es intencional, no un límite temporal: para esta categoría, AdoqIA ni siquiera te ofrece el botón "Corregir y reenviar" — te manda directo a Configuración, porque reenviar un número que SIFEN ya tiene registrado va a fallar exactamente igual, sin importar cuántas veces lo intentes.

Pero eso no deja la venta original sin salida: cada venta solo puede tener un documento electrónico asociado a la vez, así que mientras el rechazado siga ahí, esa venta no puede generar uno nuevo. Para liberarla, abrí el documento rechazado y usá "Descartar documento".

"Descartar documento": liberá la venta sin tocar nada más

Desde el detalle de cualquier documento Rechazado (sea "duplicado" u otro motivo), el botón "Descartar documento":

Oculta ese documento de tus listados y estadísticas — no vuelve a aparecer en el dashboard.
No borra nada de verdad: queda guardado internamente por si soporte necesita auditarlo. No es una acción que puedas deshacer vos mismo desde la pantalla, pero el registro no se pierde.
Libera la venta: en cuanto lo descartás, esa misma venta queda habilitada para generar un documento electrónico nuevo — con el número corregido, sin duplicar stock, caja ni historial, porque la venta en sí nunca se toca. Solo se descarta el documento fallido.

Después de descartar, AdoqIA te avisa que ese número quedó permanentemente sin usar en tu correlativo y te abre el formulario de Inutilización de numeración con establecimiento, punto, tipo y número ya cargados — vos decidís si completás el motivo y confirmás, o cancelás para hacerlo más tarde. Nunca se envía solo.

Si te encontrás con muchos documentos en este estado — típico de una migración con varias facturas atrasadas — descartalos uno por uno y agrupá la inutilización de sus números en un solo evento (mismo establecimiento/punto, rango de números) en lugar de mandar uno por cada documento.

⚙️ Configurar la Facturación Electrónica paso a paso

Desde Facturación Electrónica → Configuración (ícono de engranaje), completá los 6 pasos en orden:

Datos Fiscales — RUC, dígito verificador, razón social, dirección. Te los debe proveer tu contadora.
Certificado Digital — subí el archivo .p12 y su contraseña. AdoqIA te avisa cuándo está por vencer.
CSC (Código de Seguridad del Contribuyente) — se obtiene del portal Marangatú de la DNIT. Si no sabés cuál ID corresponde, probá 0001 primero.
Actividades Económicas — las mismas que declaraste ante la DNIT. Marcá una como principal.
Timbrado — la autorización vigente de la DNIT para emitir documentos, con su fecha de inicio y fin.
Punto de Expedición — establecimiento (3 dígitos) + punto (3 dígitos). Acá es donde vive la secuencia de numeración.

Con los 6 pasos completos, activá la facturación con el botón "Activar facturación". Mientras esté en Modo Test, las facturas no tienen validez fiscal — usalo para probar el flujo completo antes de cambiar a Producción.

✏️ Editar la secuencia, el establecimiento o el punto de expedición

Desde Configuración → Punto de Expedición, el ícono de lápiz abre un formulario donde podés editar establecimiento, punto, descripción, estado (activo/inactivo) y el próximo número. AdoqIA aplica dos reglas fiscales antes de guardar cualquier cambio:

Regla 1 — La secuencia nunca retrocede

El próximo número nunca puede quedar igual o por debajo del último documento que ya generaste en ese punto. Si necesitás "saltar" números — por ejemplo, facturaste manualmente fuera de AdoqIA y esos números ya no se van a usar — no bajes el próximo número para compensar: usá el evento de Inutilización de Numeración (siguiente sección). Bajar la secuencia manualmente reabriría el riesgo de un futuro rechazo por duplicado.

Cuándo sí corresponde subir la secuencia: al migrar de otro sistema de facturación (caso de la sección anterior), o cuando confirmás con certeza que tu numeración real está más adelantada que la que tiene AdoqIA.

Regla 2 — Establecimiento y punto son fijos una vez usados

Establecimiento y punto solo se pueden editar mientras ese punto de expedición todavía no generó ningún documento (es decir, sigue en el número 1 y nunca se usó). Esto cubre el caso de un typo detectado al instante — por ejemplo, cargaste 001-002 cuando en realidad era 001-001 y te diste cuenta enseguida.

Una vez que ese punto generó su primer documento, establecimiento y punto quedan fijos para siempre: forman parte de la identidad (CDC) de cada documento ya emitido bajo ese punto, y cambiarlos invalidaría el historial. Si necesitás otro establecimiento o punto, creá uno nuevo desde "Agregar punto".

🗂️ Eventos de Documentos Electrónicos (SIFEN)

Desde Facturación Electrónica, además de enviar documentos podés registrar eventos ante SIFEN. Son operaciones que no dependen de reenviar un documento — modifican el estado de algo que SIFEN ya tiene registrado.

Cancelación — Anular fiscalmente un documento ya Aprobado (se facturó de más, la operación no se concretó). Requiere que el documento exista y esté Aprobado. No es reversible.
Inutilización de numeración — Dejar constancia ante SIFEN de que un rango de números nunca se va a usar. No requiere que exista ningún documento. No es reversible.
Conformidad — Aceptar formalmente un documento donde tu empresa aparece como receptora. Requiere que el documento exista.
Disconformidad — Rechazar formalmente un documento donde tu empresa aparece como receptora. Requiere que el documento exista.

Cancelación de documento

Se dispara desde el detalle del documento → "Cancelar documento", pedís un motivo (mínimo 10 caracteres) y confirmás. Es irreversible: la factura pierde toda validez fiscal, como si nunca hubiese existido.

Cancelación vs. Nota de Crédito: la cancelación anula el documento completo. Si el cliente devolvió solo una parte de lo comprado, o necesitás un ajuste parcial, usá una Nota de Crédito en lugar de cancelar — la Nota de Crédito no invalida la factura original.

Inutilización de numeración

Se dispara desde el botón "Inutilizar numeración" en Facturación Electrónica. Pedí: establecimiento, punto, tipo de documento, número desde, número hasta, y un motivo (mínimo 10 caracteres). Usalo cuando un rango de números nunca va a existir como documento — por ejemplo, facturas manuales ya usadas antes de migrar a AdoqIA que dejaron un hueco en la secuencia.

No la uses para corregir el próximo número de un punto activo — eso se hace editando el punto de expedición (sección anterior). La inutilización es para números que quedan fuera de circulación, no para reordenar la numeración que sigue en uso.

Conformidad / Disconformidad

Estos dos eventos aplican cuando tu empresa aparece como receptora de un documento electrónico (no como emisora de tus propias ventas). Es un caso poco frecuente para un negocio que solo emite facturas de venta; si no estás seguro de necesitarlo, consultá con tu contadora antes de usarlo.

📤 Envío masivo — "Enviar todo"

Desde Facturación Electrónica, el botón "Enviar todo" envía todos los documentos en estado "Generado" a SIFEN de una sola vez, repartiéndolos automáticamente en lotes de hasta 50 (sin mezclar nunca documentos de otras empresas). Es la forma recomendada de vaciar una cola de documentos pendientes en lugar de enviarlos uno por uno.

❓ Preguntas frecuentes

Mi documento quedó mucho tiempo en "Enviado", ¿está trabado? No necesariamente. SIFEN necesita un margen (varios minutos) antes de dar un resultado definitivo. Podés forzar una consulta con "Consultar SIFEN" desde el detalle del documento.

¿Puedo bajar el próximo número si me pasé "para arriba" por error? No. Es justamente lo que la Regla 1 impide. Si generaste un salto de más, usá el evento de Inutilización de Numeración en lugar de retroceder la secuencia.

¿Por qué no puedo cambiar el establecimiento o punto de un punto que ya facturó? Porque esos dos datos forman parte del CDC de cada documento ya emitido bajo ese punto. Cambiarlos invalidaría el historial. Creá un punto de expedición nuevo en su lugar.

Un documento con error "administrativo" (por ejemplo timbrado vencido), ¿se puede reenviar después de corregir? Sí, para timbrado, certificado y actividad económica, corregido el dato en Configuración, "Corregir y reenviar" vuelve a estar disponible. La única excepción es "documento duplicado" (1001/1002): ver la sección dedicada más arriba.

¿Qué hago si un documento tiene un error "técnico" (violeta)? Nada por tu cuenta — es un problema de AdoqIA, no tuyo. Abrí un ticket de soporte con el número de documento y el código SIFEN.