Cuentas por Cobrar y Pagar

¿Qué es el módulo de Cuentas?

El módulo de Cuentas centraliza el control de todas las deudas relacionadas con tu negocio. Desde aquí gestionas lo que te deben tus clientes (Cuentas por Cobrar) y lo que debes a tus proveedores (Cuentas por Pagar), registras pagos parciales o totales, y haces seguimiento de los saldos pendientes.

Cómo acceder

Menú → Operaciones → Cuentas

Al ingresar verás dos secciones principales: Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Cada sección muestra un listado de cuentas con su monto, estado y fecha de vencimiento.

Cuentas por Cobrar — Lo que te deben tus clientes

Las cuentas por cobrar se generan automáticamente cuando realizas una venta marcada como "a crédito" o "fiado".

Ver cuentas por cobrar pendientes

1. Haz clic en Menú → Operaciones → Cuentas.
2. Selecciona la pestaña o sección "Cuentas por Cobrar".
3. Verás el listado de todas las deudas pendientes de tus clientes.
4. Cada cuenta muestra: nombre del cliente, monto total, monto pagado, saldo pendiente, fecha de vencimiento y estado.

Filtrar cuentas por cobrar

1. En la sección de Cuentas por Cobrar, localiza la barra de filtros superior.
2. Filtra por estado: Pendiente, Pagado parcial, Pagada, o Vencida.
3. Filtra por cliente específico usando el buscador.
4. Filtra por rango de fechas para ver cuentas creadas en un período determinado.
5. Los resultados se actualizan automáticamente al seleccionar los filtros.

Registrar un pago de un cliente (Cobro)

1. Haz clic en Menú → Operaciones → Cuentas.
2. Selecciona "Cuentas por Cobrar".
3. Busca la cuenta del cliente que realizó el pago.
4. Haz clic en la cuenta o en el botón "Registrar pago".
5. Ingresa el monto del pago recibido.
6. Selecciona el método de pago (Efectivo, Transferencia bancaria, Tarjeta, Otro).
7. Opcionalmente, ingresa una referencia o nota del pago (número de transferencia, recibo, etc.).
8. Haz clic en "Confirmar pago".
9. El sistema actualiza automáticamente el saldo pendiente de la cuenta.

Nota: Si el monto del pago es igual al saldo pendiente, la cuenta se marca como Pagada. Si es menor, se marca como Pagado parcial.

Cuentas por Pagar — Lo que debes a tus proveedores

Las cuentas por pagar se generan automáticamente cuando registras una compra marcada como "a crédito".

Ver cuentas por pagar pendientes

1. Haz clic en Menú → Operaciones → Cuentas.
2. Selecciona la pestaña o sección "Cuentas por Pagar".
3. Verás el listado de todas tus deudas con proveedores.
4. Cada cuenta muestra: nombre del proveedor, monto total, monto pagado, saldo pendiente, fecha de vencimiento y estado.

Filtrar cuentas por pagar

1. En la sección de Cuentas por Pagar, localiza la barra de filtros superior.
2. Filtra por estado: Pendiente, Pagado parcial, Pagada, o Vencida.
3. Filtra por proveedor específico usando el buscador.
4. Filtra por rango de fechas para ver cuentas creadas en un período determinado.
5. Los resultados se actualizan automáticamente al seleccionar los filtros.

Registrar un pago a un proveedor

1. Haz clic en Menú → Operaciones → Cuentas.
2. Selecciona "Cuentas por Pagar".
3. Busca la cuenta del proveedor al que realizaste el pago.
4. Haz clic en la cuenta o en el botón "Registrar pago".
5. Ingresa el monto del pago realizado.
6. Selecciona el método de pago (Efectivo, Transferencia bancaria, Cheque, Otro).
7. Opcionalmente, ingresa una referencia del pago (número de transferencia, comprobante, etc.).
8. Haz clic en "Confirmar pago".
9. El sistema actualiza automáticamente el saldo pendiente de la cuenta.

Flujo de estados de una cuenta

Cada cuenta sigue este flujo de estados:

Pendiente → Pagado parcial → Pagada

• Pendiente: La cuenta fue creada (por una venta o compra a crédito) y no se ha registrado ningún pago.
• Pagado parcial: Se registró al menos un pago, pero el saldo pendiente es mayor a cero.
• Pagada: Se registraron pagos que cubren el 100% del monto adeudado. La cuenta se cierra.
• Vencida: La fecha de vencimiento pasó sin que se completara el pago total. Requiere atención inmediata.

Importante: Las cuentas vencidas aparecen resaltadas en el listado. Revísalas semanalmente para gestionar cobros o pagos a tiempo.

Fechas de vencimiento

Cuando se crea una venta o compra a crédito, puedes establecer una fecha de vencimiento para el pago.

• El sistema marca automáticamente las cuentas como Vencida cuando se supera la fecha sin pago completo.
• Las cuentas vencidas se destacan visualmente en el listado para facilitar su identificación.
• Puedes filtrar específicamente por cuentas vencidas para priorizar la gestión.

¿Por qué una cuenta se ve vencida pero todavía figura como "Pendiente"?

El resaltado visual (fecha en rojo, "Vencida hace X días") se calcula al instante comparando la fecha de vencimiento con la fecha de hoy, cada vez que abres el listado. El estado real de la cuenta (el que usan los filtros, los reportes y los totales) es distinto: se actualiza mediante un proceso automático que corre una vez por día, de madrugada.

Esto significa que puede haber una ventana de hasta 24 horas donde ves una cuenta con aspecto de vencida (fecha en rojo) pero que todavía figura como "Pendiente" o "Pagado parcial" si filtras por estado, porque el proceso automático de esa noche todavía no corrió.

Botón "Marcar vencidas"

Este botón (arriba del listado, solo visible para administradores) fuerza esa actualización de estado en el momento, sin esperar al proceso automático nocturno.

Úsalo cuando necesites que el estado quede al día ya mismo — por ejemplo, antes de generar un reporte, de aplicar el filtro "Vencida", o de gestionar cobros y quieres asegurarte de que ninguna cuenta vencida hoy mismo se te esté escapando porque el proceso automático de esta noche todavía no corrió.

En el uso diario normal no hace falta tocarlo: el proceso automático ya mantiene los estados al día por sí solo.

Historial de pagos de una cuenta

1. Haz clic en Menú → Operaciones → Cuentas.
2. Selecciona la cuenta que deseas consultar (por cobrar o por pagar).
3. En el detalle de la cuenta, busca la sección "Historial de pagos".
4. Verás cada pago registrado con: fecha, monto, método de pago y referencia.

Anular vs. Eliminar una cuenta

En el menú ⋮ de cada cuenta (dentro del listado) tienes dos acciones que pueden confundirse porque ambas "sacan" la cuenta de tu vista de deudas activas, pero hacen cosas muy distintas y sirven para casos diferentes.

Anular cuenta

Marca la cuenta como Cancelada. El registro se conserva en el sistema —queda visible en "Ver historial completo"— pero deja de contar como deuda activa y ya no aparece en tus totales de por cobrar/pagar.

Úsala cuando la deuda fue real pero ya no corresponde cobrarla o pagarla, y quieres dejar constancia de por qué:

• Resolviste una disputa a favor del cliente y decidiste condonar el saldo.
• La venta o compra que generó la cuenta se anuló, pero quieres que quede el rastro contable.
• Un acuerdo comercial (descuento, cortesía, etc.) dejó la deuda sin efecto.

Disponible para cuentas Pendiente, Pagado parcial o Vencida. No se puede anular una cuenta ya pagada o ya cancelada.

Eliminar cuenta

Borra la cuenta por completo, como si nunca hubiera existido. No queda registro ni rastro en el historial.

Úsala solo cuando la cuenta fue un error de carga y nunca tuvo movimiento real:

• Cargaste el monto o la fecha de vencimiento equivocados y preferís empezar de nuevo.
• Se generó una cuenta duplicada por error.
• Fue una prueba o un registro de práctica que no corresponde a una operación real.

Por eso el sistema solo permite eliminar cuentas en estado Pendiente que nunca recibieron ningún pago. Si la cuenta ya tiene aunque sea un pago parcial registrado, solo vas a poder anularla, no eliminarla — así te aseguras de no perder el rastro de un cobro o pago que realmente ocurrió.

Regla simple: si alguna vez circuló plata real por esa cuenta, anulá (conservás el historial). Si fue puro error de carga sin ningún pago, eliminá.

Consejos y buenas prácticas

• Establece fechas de vencimiento realistas cuando vendes a crédito. Un plazo claro ayuda tanto a ti como al cliente.
• Revisa las cuentas vencidas al menos una vez por semana para no perder de vista deudas antiguas.
• Registra los pagos en el momento en que los recibes para mantener el saldo actualizado.
• Usa la referencia del pago para anotar el número de transferencia o comprobante; esto facilita las reconciliaciones.
• Prioriza el pago a proveedores con quienes tienes condiciones comerciales (descuentos por pronto pago, por ejemplo).
• Consulta el reporte de Cuentas para tener una visión global de lo que te deben y lo que debes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar un pago mayor al saldo pendiente?

No. El sistema no permite registrar un pago que exceda el saldo pendiente de la cuenta. Si el cliente paga de más (por ejemplo, deja un saldo a favor), registra solo el monto exacto de la deuda.

¿Las cuentas se crean manualmente?

No. Las cuentas se generan automáticamente al crear una venta (cuenta por cobrar) o compra (cuenta por pagar) marcada como "a crédito". No necesitas crear cuentas manualmente.

¿Qué pasa si elimino una venta que generó una cuenta por cobrar?

Si la venta se cancela o elimina, la cuenta por cobrar asociada también se cancela automáticamente. El saldo pendiente se reduce a cero.

¿Puedo ver todas las cuentas de un cliente específico?

Sí. Usa el filtro de cliente en la sección de Cuentas por Cobrar para ver solo las cuentas de ese cliente. También puedes acceder desde el perfil del cliente en Menú → Contactos → Clientes.

¿Cómo sé cuánto me deben en total?

En la sección de Cuentas por Cobrar, el sistema muestra un resumen total en la parte superior con la suma de todos los saldos pendientes. También puedes consultar el reporte de Cuentas para un análisis más detallado.

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