Equipo e Invitaciones

¿Qué es el módulo de Equipo?

El módulo de Equipo es donde gestionas las personas que tienen acceso a tu empresa en AdoqIA. Desde aquí puedes invitar nuevos miembros (cajeros, administradores, encargados), ver las invitaciones enviadas, aprobar o rechazar solicitudes de unión y administrar quién forma parte de tu organización.

✉️ ¿Cómo invitar a un nuevo usuario?

Si eres Propietario o Administrador, puedes invitar a cualquier persona por correo electrónico:

1. Accede a Equipo desde el menú lateral.
2. En el formulario de invitación, ingresa el correo electrónico de la persona.
3. Selecciona el rol que tendrá: Empleado o Administrador.
4. Opcionalmente, escribe un mensaje personalizado (por ejemplo: "¡Bienvenido al equipo!").
5. Haz clic en Invitar.

El sistema enviará un correo de invitación con un enlace especial. La persona invitada tiene 7 días para aceptar antes de que la invitación expire.

Nota: Solo puedes invitar como Empleado o Administrador. No es posible invitar a alguien con rol de Propietario.

🔗 Copiar el enlace de invitación

Además del correo automático, puedes copiar el enlace de invitación directamente y compartirlo por WhatsApp, Telegram u otro medio:

1. En la pestaña Invitaciones, busca la invitación pendiente.
2. Haz clic en el botón de copiar (📋) junto a la invitación.
3. El enlace se copia al portapapeles. Pégalo donde necesites.

Esto es útil si el correo llegó a spam o si prefieres enviar la invitación por otro canal.

📩 ¿Qué pasa cuando la persona recibe la invitación?

Al hacer clic en el enlace de invitación, se abren dos escenarios:

Si la persona YA tiene cuenta en AdoqIA

1. Se le muestra una página con los datos de la invitación (empresa, rol asignado).
2. Al aceptar, se une inmediatamente a tu empresa con el rol asignado.
3. La próxima vez que inicie sesión, verá tu empresa en su lista de organizaciones.

Si la persona NO tiene cuenta en AdoqIA

1. Se le muestra la misma página de invitación con los datos de la empresa.
2. Al aceptar, el sistema le indica que necesita registrarse primero.
3. Es redirigida al formulario de registro con la invitación pre-cargada.
4. Al completar el registro, se une automáticamente a tu empresa.

En resumen: No importa si la persona ya usa AdoqIA o no. La invitación funciona en ambos casos. Si no tiene cuenta, simplemente se registra y queda vinculada a tu empresa automáticamente.

👥 Roles que puedes asignar

Al invitar un nuevo miembro, puedes elegir entre estos roles:

| Rol | Qué puede hacer | Ideal para | |-----|-----------------|------------| | Empleado | Registrar ventas, ver productos, gestionar clientes. No puede editar precios, eliminar registros ni gestionar el equipo. | Cajeros, vendedores, personal operativo | | Administrador | Acceso casi total: productos, ventas, compras, reportes, empleados. No puede cambiar el plan de suscripción. | Gerentes, encargados de turno, socios |

El rol de Propietario es único y no se puede asignar mediante invitación.

📋 Estados de una invitación

Cada invitación puede estar en uno de estos estados:

| Estado | Significado | |--------|-------------| | Pendiente | La invitación fue enviada y está esperando respuesta. | | Aceptada | La persona aceptó y ya forma parte del equipo. | | Rechazada | La persona declinó la invitación. | | Expirada | Pasaron 7 días sin respuesta. Puedes reenviar una nueva. | | Cancelada | Tú cancelaste la invitación antes de que fuera aceptada. |

❌ Cancelar una invitación

Si enviaste una invitación por error o ya no deseas que esa persona se una:

1. Ve a la pestaña Invitaciones.
2. Busca la invitación con estado Pendiente.
3. Haz clic en el botón de eliminar (🗑️).
4. La invitación se cancela inmediatamente y el enlace deja de funcionar.

🙋 Solicitudes de Unión

Además de las invitaciones que tú envías, los usuarios de AdoqIA pueden solicitar unirse a tu empresa. Esto ocurre cuando alguien conoce tu empresa y quiere formar parte de tu equipo.

¿Cómo funciona?

1. Un usuario registrado en AdoqIA envía una solicitud de unión a tu empresa.
2. La solicitud aparece en tu pestaña Solicitudes con un badge de "Solicitud de unión".
3. Como Propietario o Administrador, puedes Aprobar o Rechazar la solicitud.
4. Si apruebas, la persona se une con rol de Empleado.

¿Cómo aprobar o rechazar?

• Aprobar: Haz clic en el botón con el pulgar arriba (👍). La persona se une al equipo.
• Rechazar: Haz clic en el botón con el pulgar abajo (👎). La solicitud se descarta.

Consejo: Revisa periódicamente la pestaña de Solicitudes para no dejar personas esperando.

🚪 ¿Qué hacer cuando un usuario ya no forma parte del equipo?

Si un empleado renuncia, fue despedido o simplemente ya no necesita acceso a tu empresa:

1. Accede a Empleados desde el menú lateral.
2. Busca al miembro que deseas remover.
3. Desactiva su acceso — esto impide que inicie sesión en tu empresa sin eliminar su historial de operaciones.

¿Qué pasa con su historial?

• Las ventas, movimientos de caja y operaciones que realizó se conservan intactas en los reportes.
• El usuario simplemente pierde acceso a tu empresa, pero su registro queda para auditoría.
• Si en el futuro necesitas reintegrarlo, puedes reactivar su acceso o enviarle una nueva invitación.

Importante: Desactivar un usuario es inmediato. La próxima vez que intente acceder a tu empresa, no podrá hacerlo.

📊 Pestañas del módulo de Equipo

El módulo se organiza en pestañas según tu rol:

Si eres Propietario o Administrador:

| Pestaña | Contenido | |---------|-----------| | Invitaciones | Todas las invitaciones enviadas (pendientes, aceptadas, expiradas, etc.) | | Solicitudes | Solicitudes de unión pendientes de aprobar/rechazar | | Mis solicitudes | Tus propias solicitudes e invitaciones recibidas |

Si eres Empleado:

| Pestaña | Contenido | |---------|-----------| | Mis solicitudes | Invitaciones que recibiste y solicitudes que enviaste |

💡 Caso práctico: Agregar un cajero nuevo

Supongamos que contrataste a María como cajera:

1. Ve a Equipo y escribe el email de María: maria@email.com
2. Selecciona el rol Empleado.
3. Escribe un mensaje: "¡Bienvenida al equipo, María!"
4. Haz clic en Invitar.
5. María recibe el correo, hace clic en el enlace.
6. Como no tiene cuenta en AdoqIA, se registra con su email y crea su contraseña.
7. Al completar el registro, María ya tiene acceso a tu empresa como cajera.
8. Puede empezar a registrar ventas, ver productos y atender clientes.

❓ Preguntas Frecuentes

¿Cuántos miembros puedo tener en mi equipo? Depende de tu plan. El plan gratuito incluye hasta 2 usuarios. Los planes pagos permiten más miembros según el nivel contratado.

¿Puedo cambiar el rol de un miembro después de invitarlo? Sí. Desde el módulo de Empleados puedes modificar el rol de cualquier miembro (de Empleado a Administrador o viceversa).

¿Qué pasa si invito a alguien que ya es miembro de mi empresa? El sistema te mostrará un error indicando que esa persona ya forma parte de tu equipo.

¿Puedo invitar al mismo email varias veces? Si la invitación anterior expiró o fue cancelada, sí puedes enviar una nueva. Si hay una invitación pendiente activa, deberás cancelarla primero.

¿La persona invitada puede pertenecer a varias empresas? Sí. Un usuario de AdoqIA puede ser miembro de múltiples empresas y alternar entre ellas desde su selector de organización.

¿Quién puede ver el módulo de Equipo? Todos los usuarios pueden acceder al módulo para ver sus propias invitaciones. Pero solo los Propietarios y Administradores ven las invitaciones del equipo completo y las solicitudes de unión.

¿Qué hago si la invitación expiró y la persona no la vio? Simplemente envía una nueva invitación al mismo correo. La invitación expirada ya no tiene validez, pero puedes crear una nueva sin problemas.

¿Puedo reenviar una invitación que ya fue enviada? No hay botón de reenvío directo, pero puedes copiar el enlace de la invitación pendiente y compartirlo nuevamente. Si ya expiró, crea una nueva invitación.