Gestión de Proveedores

¿Qué es el módulo de Proveedores?

El módulo de Proveedores es donde registras a todas las empresas o personas de las que compras mercadería o servicios. Tener un registro organizado de proveedores agiliza el proceso de compras, te permite consultar el historial de lo que compraste a cada uno y te ayuda a controlar las deudas pendientes.

Cómo acceder

Menú → Contactos → Proveedores

Al ingresar verás el listado de todos los proveedores registrados, con su nombre, documento, teléfono y estado de deuda. Desde aquí puedes crear, editar, buscar y ver el detalle de cada proveedor.

Crear un nuevo proveedor

1. Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores.
2. Haz clic en el botón "Nuevo proveedor" en la esquina superior derecha.
3. Completa el campo "Nombre" con el nombre de la empresa o persona (obligatorio).
4. Selecciona el tipo de documento (RUC, CI, CUIT, DNI, u otro).
5. Ingresa el número de documento tributario del proveedor.
6. Completa el campo "Teléfono" con el número de contacto.
7. Completa el campo "Correo electrónico" del proveedor.
8. Ingresa la "Dirección" del proveedor.
9. Opcionalmente, escribe información adicional en el campo "Notas" (condiciones comerciales, plazos de pago, descuentos acordados).
10. Haz clic en "Guardar" para confirmar la creación.

Consejo: Usa el campo de notas para registrar condiciones comerciales. Por ejemplo: "Pago a 30 días. Descuento del 5% en compras mayores a Gs. 500.000. Contacto: Miguel - 0985-123456."

Editar un proveedor existente

1. Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores.
2. Busca al proveedor que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic sobre el nombre del proveedor o en el ícono de edición (lápiz).
4. Modifica los campos necesarios (nombre, documento, teléfono, email, dirección, notas).
5. Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios.

Buscar y filtrar proveedores

Buscar por texto

1. Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores.
2. Escribe en el campo de búsqueda ubicado en la parte superior del listado.
3. Puedes buscar por nombre, número de documento o correo electrónico.
4. Los resultados se filtran automáticamente mientras escribes.

Filtrar por estado de deuda

1. Localiza el filtro de estado en la barra de filtros superior.
2. Selecciona "Con deuda" para ver solo los proveedores a los que debes dinero.
3. Selecciona "Sin deuda" para ver proveedores al día.
4. Selecciona "Todos" para restablecer el filtro.

Ver historial de compras con un proveedor

1. Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores.
2. Haz clic sobre el nombre del proveedor que deseas consultar.
3. En el detalle del proveedor, busca la sección "Historial de compras" o "Compras".
4. Verás el listado de todas las compras realizadas a este proveedor, con fecha, monto y estado de pago.
5. Haz clic en una compra específica para ver el detalle completo (productos adquiridos, cantidades, precios).

Desde aquí puedes identificar:

• Cuánto has comprado al proveedor en total.
• Cuáles son los productos que más le compras.
• El estado de pago de cada compra (pagada, pendiente, parcial).

Control de deudas (Cuentas por Pagar)

Cuando registras una compra a crédito (el proveedor te entrega la mercadería y pagas después), el sistema genera automáticamente una cuenta por pagar.

Ver el saldo deudor con un proveedor

1. Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores.
2. En el listado, revisa la columna de deuda o saldo pendiente junto al nombre del proveedor.
3. Haz clic en el proveedor para ver el detalle de sus cuentas pendientes.

Registrar un pago a un proveedor

Para registrar pagos parciales o totales de la deuda con un proveedor, dirígete al módulo de Cuentas por Pagar. Consulta el artículo de Cuentas por Cobrar y Pagar para el procedimiento detallado.

Eliminar un proveedor

1. Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores.
2. Busca al proveedor en el listado.
3. Haz clic en el ícono de eliminar (papelera) o accede al menú de opciones.
4. Confirma la acción en el cuadro de diálogo.

Importante: Si el proveedor tiene compras registradas o cuentas pendientes, es posible que solo puedas desactivarlo. Los proveedores desactivados no aparecen en los formularios de compra pero su historial se conserva.

Consejos y buenas prácticas

• Registra al proveedor antes de cargar la primera compra. Esto agiliza el proceso y evita duplicados.
• Guarda el teléfono de contacto actualizado para coordinar entregas o consultar disponibilidad de productos.
• Usa las notas internas para anotar plazos de pago acordados, descuentos por volumen o condiciones especiales.
• Revisa semanalmente los proveedores con deuda pendiente para priorizar pagos y mantener buenas relaciones comerciales.
• Consulta el historial de compras antes de negociar precios: saber cuánto compras te da poder de negociación.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio registrar un proveedor para cada compra?

Sí. Cada compra debe estar asociada a un proveedor. Si aún no tienes registrado al proveedor, puedes crearlo directamente desde el formulario de compras sin salir de la pantalla.

¿Puedo tener varios contactos para un mismo proveedor?

Actualmente, cada proveedor tiene un solo teléfono y correo electrónico. Si necesitas registrar múltiples contactos, usa el campo de Notas para anotar los contactos adicionales.

¿Cómo veo cuánto le debo a un proveedor?

Haz clic en Menú → Contactos → Proveedores, busca al proveedor y revisa la columna de deuda en el listado. Para más detalle, haz clic en el proveedor y consulta sus cuentas pendientes.

¿Puedo importar proveedores desde un archivo?

Sí, si tu plan incluye la función de importación masiva. Consulta el artículo de Importar y Exportar datos para el procedimiento.

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